Soumettre une offre (module 2)
Le cycle de soumission suit la procédure interne type : chaque étape a son responsable, ses documents et sa validation.
Les étapes
1. Réception du projet — DMC / DSE
Créez le client puis le projet (besoins, type, localisation, budget estimatif). Déposez les documents d'entrée dans l'onglet Documents : cahier des charges ou appel d'offres, fiche de transmission interne.
2. Synthèse — DT (délai procédure : 48 h)
La Direction Technique rédige le draft de projet / synthèse de l'appel d'offres directement dans le panneau « Étape en cours », puis le diffuse : toutes les directions sont notifiées par e-mail.
3. Chiffrage — DT + DAF
Le chiffrage exige trois documents (bloquant) :
- BPU — Bordereau des Prix Unitaires ;
- Note de calcul du coût global ;
- Fiche de validation interne signée DT + DAF.
Déposez-les, saisissez le coût global, validez : la DG est notifiée.
Éditeur de BPU intégré : construisez le bordereau poste par poste (sections, quantités, PU) dans « Chiffrage & BPU » — le total prérempli le chiffrage, l'export CSV se dépose au dossier. Des suggestions de prix issues de votre propre historique (BPU passés, bons de commande) signalent les écarts anormaux (± 25 %).
4. Validation DG
Seule la Direction Générale valide l'offre. En cas de réserve, le dossier reste au chiffrage pour ajustement par DT/DAF.
5. Transmission au client — DMC / DSE
Déposez l'offre technique et financière signée (bloquant) puis l'accusé de réception ou l'e-mail officiel envoyé au client. Marquez l'offre comme transmise.
6. Issue du marché
- Gagné : déposez le contrat ou la notification d'attribution puis confirmez — le code projet est attribué automatiquement et DG + DAF + DT sont notifiées instantanément. Le projet passe en phase exécution.
- Non retenu : consignez les motifs et leçons apprises — ils alimentent le registre « Retours de projet », consultable pour les offres futures.
Suivre le pipeline
La vue Pipeline (bouton en haut de la liste des appels d'offres) affiche les dossiers en colonnes par étape, avec le compte à rebours des 48 h de la synthèse DT et les documents présents sur chaque carte.
Ce que la plateforme empêche
- Chiffrer sans BPU, note de calcul et fiche de validation.
- Valider une offre sans être DG.
- Marquer une offre transmise sans l'offre signée déposée.
- Confirmer un marché gagné sans le contrat.