Commandes, fournisseurs et paiements (module 4)
La chaîne achats est entièrement tracée : FEB → BCI → BC → BL → paiement. Chaque maillon est bloquant pour le suivant.
1. Fiche d'expression de besoin (FEB) — chantier
Le chef de chantier, le conducteur de travaux ou le logisticien émet une FEB depuis Expressions de besoin :
- type de besoin (matériaux, matériels, prestation, transport, financier) ;
- description et justification technique ;
- lignes demandées (désignation, quantité, unité, prix estimé) ;
- délai souhaité.
2. Validation technique et budgétaire — DT
La Direction Technique vérifie la conformité au budget validé du chantier et la justesse technique :
- Validée → un BCI peut être émis.
- Rejetée → retour au chantier avec observations.
3. Bon de Commande Interne (BCI) — DT
Deux cas :
- Achat : le BCI part au service Achats (DAF) pour sélection du fournisseur.
- Transfert inter-chantiers : les articles proviennent d'un autre chantier — pas de fournisseur. La valeur du transfert est imputée au budget du chantier receveur et créditée au chantier source.
4. Bon de commande officiel (BC) — service Achats / DAF
Sélectionnez le fournisseur ou le prestataire (critères : qualité, prix, délais — joignez le devis comparatif au projet si plusieurs propositions), saisissez les lignes, puis soumettez à la DG.
Seule la DG valide et signe un BC. Le fournisseur ne doit être engagé qu'après cette signature.
Si le budget du chantier est ventilé par corps de métier, rattachez le BC au corps concerné : l'engagé et le restant du poste se mettent à jour automatiquement (onglet Budget du projet).
5. Bon de livraison (BL) — chantier
À réception, le chef de chantier ou le logisticien signe le BL et constate la conformité. En cas de non-conformité : retour fournisseur ou réclamation, le BC reste ouvert.
6. Paiement — DAF / comptabilité
Le paiement est soumis aux règles de la procédure, appliquées automatiquement :
| Règle | Application |
|---|---|
| Aucun paiement sans livraison | BC « livré » exigé (BL signé) |
| Espèces | plafonnées à 500 000 XOF |
| 500 001 à 5 000 000 XOF | chèque / virement, visas DAF + DG |
| Au-delà de 5 000 000 XOF | signature d'un associé requise en plus |
| Reste à payer | jamais dépassé |
Le paiement est d'abord ordonnancé, puis passe par le circuit de visas de l'écran Trésorerie : visa DAF, puis visa DG, puis signature d'un associé au-delà de 5 000 000 XOF. Le décaissement ne peut être confirmé qu'avec le circuit complet — c'est à la confirmation qu'il s'impute au budget du chantier. Archivez au projet la facture acquittée, le bordereau de décaissement et la pièce comptable.
Référentiels
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